10 Lỗi Cần Tránh Khi Thuê Văn Phòng

Việc có một bộ tiêu chí chi tiết được lập dựa trên nhu cầu sử dụng, sẽ giúp cho quá trình tìm kiếm, lựa chọn văn phòng được nhanh chóng, tránh được những phát sinh trong quá trình sử dụng.

Đồng thời khả năng chi trả của mỗi doanh nghiệp là hữu hạn, nên chúng ta cần xác định đâu là những tiêu chí bắt buộc phải thỏa mãn để đáp ứng nhu cầu quan trọng nhất của doanh nghiệp. Đâu là những tiêu chí xem xét, nhưng có thể bỏ qua.

2. Mong muốn vượt quá khả năng chi trả

Mong muốn vượt quá khả năng chi trả, hay tâm lý “cố một chút” khi mua, thuê bất động sản khá phổ biến. Với những người có ngân sách tiền thuê 15 usd/m2/tháng luôn thấy các văn phòng 17-18 usd/m2/tháng là phù hợp hơn với họ. Nhưng sự thật văn phòng 15 usd/m2/tháng là lý tưởng với những người chỉ có ngân sách 12 usd/m2/tháng.

Tâm lý này dẫn đến hệ quả là quá trình xem xét, lựa chọn văn phòng bị kéo dài. Hoặc nguy hiểm hơn nếu “cố một chút” sẽ dẫn đến gánh nặng về chi phí trong dài hạn cho doanh nghiệp.

Văn phòng sang trọng tại các tòa office building hoành tráng luôn hấp dẫn nhưng …. chi phí cho văn phòng sẽ cao

3. Không dự trù cho việc tăng nhân viên

Chi phí cho việc chuyển văn phòng (làm lại nội thất, mua sắm bàn ghế, tủ kệ, hoàn trả văn phòng cũ v.v.) khá tốn kém. Vì vậy, doanh nghiệp cần tính toán diện thuê phù hợp với kế hoạch tăng giảm nhân sự của doanh nghiệp trong vòng 3 – 5 năm.

Trong số các doanh nghiệp phải đền bù cho tòa nhà để chấm dứt Hợp đồng trước hạn, thì một nửa là do nguyên nhân tăng nhân viên, không còn đủ chỗ làm việc.

4. Tiền thuê văn phòng liệu chỉ là một loại chi phí?

Đúng, tiền thuê văn phòng là một loại chi phí doanh nghiệp trả cho những tiện nghi, tiện ích mà tòa nhà phục vụ, nhưng chưa đủ. Tiền thuê văn phòng còn là khoản đầu tư mang lại nhiều giá trị khác:

• Hình ảnh và thương hiệu của doanh nghiệp;
• Hiệu suất làm việc của nhân viên;
• Thu hút người tài và tạo sự gắn bó lâu dài của nhân viên.

5. Không quan tâm thích đáng đến nhân viên

Khi thuê văn phòng mới, việc quan tâm đến hình ảnh, chi phí, sự thuận tiện cho đối tác là những tiêu chí đương nhiên cần cân nhắc. Nhưng nhiều doanh nghiệp không có sự quan tâm thích đáng đến nhu cầu của nhân viên. Những người trực tiếp tạo ra thu nhập cho doanh nghiệp.

Để thu hút nhân tài, tạo sự gắn bó lâu dài, đồng thời tăng hiệu suất làm việc của nhân viên tại văn phòng thì những vấn đề sau cần được đặt ra và giải quyết.

• Khoảng cách đi lại từ nhà đến chỗ làm của đa số nhân viên có quá xa?
• Không gian làm việc có thoải mái, mang lại hiệu suất làm việc cao? Cụ thể: Chỗ ngồi có đủ rộng, có bị ảnh hưởng bởi tiếng ồn, khách khứa ra vào, có đủ hệ thống tủ đựng tài liệu v.v.
• Các phòng bạn có được bố trí thuận tiện cho trao đổi công việc nội bộ?
• Nhân viên ăn trưa ở đâu, chất lượng, giá cả thế nào?

6. Giành ít thời gian cho việc xem xét đánh giá tòa nhà, văn phòng

Có một số doanh nghiệp chỉ “xem” văn phòng và ra quyết định. Thường thì họ giành 20-30 phút đế xem mỗi tòa nhà, xem diện tích thuê, nói chuyện với ban quản lý, chụp một vài kiểu ảnh, không ghi chép. Cảm thấy thích thì chuyển sang giai đoạn đàm phán và ký kết Hợp đồng.

Cách này nhanh, gọn, tiết kiệm thời gian, nhưng tiềm ẩn rủi ro.

Để có thể đánh giá được đầy đủ ưu nhược điểm của tòa nhà, của diện tích thuê chúng ta nên:

• Xây dựng bộ tiêu chí đánh giá dựa trên yêu cầu sử dụng
• Giành đủ quỹ thời gian để xem xét, đánh giá
• Tham khảo những người am hiểu về tòa nhà (khách cũ, môi giới của bạn)
• Lập bảng so sánh giữa các tòa nhà

7. Ký thư mời thuê và chuyển tiền đặt cọc khi chưa xem xét và đàm phán về hợp đồng

Trình tự đàm phán thuê văn phòng được các tòa nhà đưa ra gồm 2 bước: (i) Ký thư mời thuê (Offer To Lease), chuyển tiền đặt cọc giữ chỗ tương đương 01 tháng tiền thuê; (ii) Ký Hợp đồng và chuyển tiếp tiền đặt cọc tương đương 02 tháng tiền thuê.

Các thư mời thuê thường không quy định tất cả các vấn đề liên quan đến chi phí khách hàng phải trả. Vì vậy, hãy yêu cầu chủ tòa nhà gửi dự thảo Hợp đồng và bạn hãy đàm phán mọi vấn đề liên quan đến chi phí trước khi chuyển tiền đặt cọc giữ chỗ.

Nếu đã đặt cọc giữ chỗ nhưng chưa đàm phán hợp đồng, vị thế đàm phán của bạn sẽ bị suy yếu.

8. Không đo lại diện tích

Diện tích mà các tòa nhà đưa ra không phải bao giờ cũng chính xác, vì vậy đo lại diện tích là điều cần làm. Chênh lệch về diện tích làm tăng chi phí một tháng không lớn nhưng trong toàn bộ thời hạn của hợp đồng 3 – 5 năm là con số đáng kể.

Diện tích trong bản sơ đồ mặt bằng “có thể sai lệch” đôi chút. Hãy đo lại diện tích trước khi nhận bàn giao mặt bằng và ký hợp đồng thuê.

9. Thời gian tìm thuê văn phòng quá ngắn

Trừ trường hợp đột xuất hoặc bất khả kháng, thời gian phù hợp nhất để tìm hiểu thị trường, lựa chọn tòa nhà là 4 – 6 tháng trước thời điểm thuê. Nếu thời gian tìm thuê văn phòng quá ngắn sẽ dẫn đến rủi ro không đủ thời gian để đàm phán giá, văn phòng không phù hợp nhu cầu sử dụng, tăng chi phí thiết kế thi công, mua sắm nội thất và nhiều hạng mục khác có liên quan.

10. Tìm kiếm và lựa chọn đối tác thiết kế thi công nội thất quá trễ

Nếu tìm kiếm và lựa chọn đối tác thiết kế và thi công nội thất sớm, bạn sẽ có đủ thời gian để lựa chọn được doanh nghiệp đảm bảo về chất lượng và chi phí. Đồng thời khá nhiều công ty thiết kế và thi công nội thất sẵn sàng trợ giúp miễn phí việc bố trí mặt bằng, khái toán chi phí đầu tư. Đây là 2 tiêu chí quan trọng để bạn có quyết định thuê hay không thuê một văn phòng cụ thể.

(Theo Maison Office)